العلاقة بين خدمات الأرشفة الإلكترونية وكيفية إدارة البيانات

By

يميل الكثير من الناس إلى الخلط بين مفهومين من المفاهيم الخاصة بإدراة البيانات وهما: خدمة أرشفة البيانات وخدمة وجود نسخة إضافية من البيانات. فكثيرمن الأفراد يعتقدون أن كلاهما نفس الخدمة. فخدمة النسخ الإحتياطي هى عبارة عن عمل نسخة إضافية أو إحتياطية من البيانات المستخدمة فى الوقت الراهن وذلك حتى يُمكن إستعادتها وإستردادها فى حالة حدوث ضياع للمستندات الأصلية. بينما أرشفة البيانات هى تلك العملية التى يتم من خلالها نسخ أو حفظ البيانات الغير مُستخدمة فى الوقت الراهن ولكن من الممكن الحاجة إلى الرجوع إليها من وقت لأخر.

ففى الأسطر القليلة القادمة، سوف يتم عرض والحديث عن العديد من المعلومات الهامة لتطوير العمل والتى يجب معرفتها عن برنامج أو خدمة أرشفة البيانات.

1-أنواع أرشفة البيانات

هناك نوعان مختلفان أو طريقتان لأرشفة البيانات: النوع الأول وهو التخزين الأونلاين عبر الإنترنت، حيث يتم حفظ البيانات وتقسيمها على هيئة ملفات وذلك لإمكانية الوصول إليها بكل سهولة ويُسر. أما النوع الثاني فهو عبارة عن تخزين البيانات وتسجليها على أقراص مدمجة وحفظها على جهاز الحاسب الآلي. ولكن هذا النوع محفوف بالمخاطر إلى حد ما، كما أن هذا النوع من الأرشفة يُستخدم عند البحث عن أقل التكاليف التى يمكن إستخدامها فى عملية الأرشفة.

2-أهمية وفوائد أرشفة البيانات

  • التقليل من مساحة التخزين الفعلية
  • التقليل من كمية البيانات المحفوظة إحتياطياً فقط
  • الحماية: حيث يتم حفظ البيانات بطريقة مُأمنة
  • توفير مساحة والتقليل من الإستخدام الورقي
  • السرية والخصوصية
  • سهولة الحصول على البيانات
  • توفير المال المُنفق وتقليل التكاليف
  • الوصول الأَمَن للبيانات المحفوظة
  • زيادة كفاءة وإنتاجية العمل

3-الأشياء التى يجب توافرها فى أى برنامج أرشفة ناجح

  • الإدارة الجيدة للبيانات المحفوظة داخلياً وخاجياً
  • إدارة الوثائق الصادرة والواردة
  • الوصول الآمن للبيانات
  • التخلص الآمن للبيانات الغير مُستخدمة

4-أهمية معرفة والإتفاق على الوقت المُحدد لحفظ البيانات والتخلص منها

لنجاح أى عمل، فإنه من الضروري أن يكون جميع الموظفين على دراية وعلم بالتوقيت المناسب للتخلص من البيانات وكذلك المدة التى يجب الإحتفاظ بها. وهذه العملية تتوقف على العديد من العوامل منها: طبيعة عمل الشركة، حجم الشركة، نوع البيانات المُراد حفظها وتخزينها، وكذلك المساحة المُتاحة فى البرنامج المُستخدم لأرشفة البيانات.

الخُلاصة

يسعى أى صاحب عمل (شركة) إلى تقديم الخدمة المميزة للحصول على إرضاء العميل. لذلك فإنه من الضروري إتباع وإستخدام التكنولوجيا الحديثة لزيادة كفاءة العمل. ويعتبر خدمة أرشفة البيانات من أحد هذه الأساليب الهامة.

Products

Networks

ما الذي يحدث؟

  • 27/03/2017

    معرض العقارات .. الكويت

  • 27/03/2017

    مؤتمر هواوي للتكنولوجيا..الكويت

  • 27/03/2017

    القمة السابعة للحكومة الذكية في المملكة العربية السعودية

  • 27/03/2017

    النخبة للعقارات .. الكويت

  • 27/03/2017

    التوثيق الدولي والأرشيف الإلكتروني .. مصر

  • 27/03/2017

    القاهرة تكنولوجيا المعلومات والإتصالات .. مصر

  • 27/03/2017

    مؤسسة البيانات الدولية، منتدى تكنولوجيا المعلومات .. المملكة العربية السعودية

  • 27/03/2017

    معرض جيتكس 2015 .. دبي

  • 27/03/2017

    معرض إكسبو..الكويت

  • 27/03/2017

    شركة البيانات الدولية، مؤتمر المدراء..المملكة العربية السعودية

  • 27/03/2017

    معرض العقارات .. الكويت

  • 27/03/2017

    أمن تكنولوجيا المعلومات..الكويت

  • 23/03/2017

    النخبة للعقارات .. الكويت

رأي العملاء

كانت شركة اي ليد خير شريك لنا. ففريق العمل لديهم يعمل بلا كلل، حماستهم دائماً مشتعلة، كما لديهم مهارة إنهاء الأعمال بسرعة وعلى أكمل وجه. إستجابتهم سريعة، ويبذلوا ما في وسعهم لإنهاء العمل المطلوب.