3 خصائص يجب توافرها في أية نظام إدارة وثائق جيد

لكل عمل إحتياجاته ومُتطلباته الخاصة. فإنه ليس بالضروري أن يتناسب حل بعينه أو تقنية بعينها كافة الأعمال والشركات. لهذا، فإنه يجب إختيار نظام إدارة الوثائق المُناسب ذو الخصائص والمواصفات التي تتناسب مع طبيعة عملك وذلك لتعزيز العمل والمُساهمة في زيادة الإنتاج. لكن، هناك ثلاثة خصائص وسمات أساسية يجب توافرها في أية نظام إدارة وثائق جيد وذلك بغض النظر عن طبيعة العمل.

3 خصائص يجب توافرها في أية نظام إدارة وثائق جيد

1. وجود تطبيق على الهاتف: كما نعلم أن الهواتف الذكية غزت حياتنا بشكل قوي. لذا، فإنه من المؤكد أنك ستحتاج إلى مُتابعة عملك أيضاً من خلال هاتفك الذكي. فهذا، سيُساعدك وسيُساعد مُوظفينك على مُتابعة العمل في أي وقت ومن أي مكان وبذلك ستزداد إنتاجية العمل. لذا، فعند إختيار نظام إدارة الوثائق، يجب عليك إختيار النظام الذي يُدعم تطبيقات الهواتف الذكية بأنظمتها المُختلفة كالأندرويد والأيفون والويندوز،
2. خاصية الفهرسة: في أي عمل، ستحتاج إلى طباعة أوراق، استرجاع بيانات ما، وغيرها من الأشياء التي ستحتاجها. فلكي تستطيع عمل ذلك، يجب أولاً أن تكون الوثائق والمستندات مُفهرسة لتضمن إدارة العمل بجودة وكفاءة عالية،
3. القابلية للتطوير والأداء العالي: عند إختيار نظام إدارة وثائق بعينه، يجب التأكد من مُناسبته لكافة أحجام العمل؛ سواء كان حجم الشركة كبير أم صغير. فعلى سبيل المثال، من الممكن أن تبدء عملك بشركة صغيرة ومع مرور الوقت تُصبح شركة كبيرة. ففي هذه الحالة، فإنك ستحتاج إلي إستخدام النظام الذي تعودت عليه منذ البداية. لذا، فمن البداية يجب إختيار نظام إدارة وثائق قابل للتطوير ويُتناسب مع حجم كافة الأعمال.

الخُلاصة

ما سبق ما هو إلا مُلخص بسيط عن الخصائص والسمات الأساسية التي يجب توافرها في أية نظام إدارة وثائق جيد.